MENJADI BENDAHARA BERKUALITAS DALAM ORGANISASI NON-PROFIT KEUSKUPAN AGUNG SEMARANG

MENJADI BENDAHARA BERKUALITAS DALAM ORGANISASI NON-PROFIT KEUSKUPAN AGUNG SEMARANG

Pekerjaan Sambilan?

Dalam organisasi non-profit tampaknya pekerjaan bendahara merupakan suatu pekerjaan yang kurang mendapat perhatian akan arti penting pengelolaannya, sehingga cukup dipandang sebagai pekerjaan sambilan (baca: dikerjakan ‘sambil lalu’). Atau pemahaman yang terlalu sempit soal pengertian bendahara, sehingga yang perlu dikerjakan cukup mencatat penerimaan dan pengeluaran saja, tidak ada hal lain perlu dibuat/dilakukan. Maka tidak mustahil, bahwa output dari pekerjaan bendahara itu, tidak memiliki arti apa pun, kecuali hanya memberi informasi bahwa uang yang ada di kas masih sekian rupiah. Padahal jika informasi keuangan itu dikelola secara baik akan menjadi sumber informasi yang menarik dan memiliki arti dalam mengambil kebijakan-kebijakan.

Tidak Populer

Posisi bendahara juga tidak populer, karena melayani di belakang layar, sehingga banyak orang tidak mudah untuk menerima tawaran menjadi bendahara. Tentu saja, alasan pokok enggan menjadi bendahara bukan semata-mata ketidakpopuleran, kemungkinan besar alasannya adalah tanggung-jawab, butuh ketelitian, menjaga ketersambungan data dari waktu ke waktu, kebenaran data yang terkait dengan lainnya, pemahaman akuntansi, ketrampilan catat-mencatat, dan lain sebagainya.

Atasi Penyakit Secara Dini

Kesalahan pengelolaan keuangan menimbulkan persoalan besar. Kasus-kasus besar korupsi dan kebangkuratan usaha sangat berkaitan dengan pengelolaan keuangan, walaupun lebih sering bukan karena kesalahan kebijakan bendahara tetapi justru kesalahan kebijakan pihak yang berkuasa.

Penyakit tertentu memerlukan masa inkubasi yang cukup lama (bahkan tahunan), tidak mudah terdeteksi, dan orang sering tidak merasa sakit, sehingga tidak merasa perlu periksa atau berobat. Orang yang terkena penyakit jenis tersebut hanya akan merasakan jika penyakitnya sudah parah atau stadium akut, sehingga berakibat fatal atau berbiaya tinggi. Kasus-kasus keuangan juga seperti penyakit yang masa inkubasinya lama. Organisasi atau unit kerja sering tidak merasa ada masalah keuangan, mengabaikan, atau menganggap tidak penting. Organisasi atau unit kerja baru kebingungan ketika kasusnya sudah “(m)bledhos”, sehingga tidak dapat diselesaikan dengan baik.

Hal-hal yang akan menimbulkan masalah keuangan antara lain:

• Catatan-catatan peristiwa keuangan yang tidak jelas.
• Tidak adanya prosedur penerimaan dan pengeluaran uang.
• Tidak ada bukti penerimaan dan pengeluaran yang jelas (kwitansi, nota, perintah bayar, vocher, dan lain-lain).
• Catatan keuangan yang hanya mengandalkan perangkat elektronik saja.
• Bendahara tidak segara membuat laporan keuangan.
• Bendahara tidak melaporkan dan tidak diminta melaporkan keuangannya secara rutin.
• Pengurus atau pimpinan tidak pernah memeriksa pekerjaan bendahara.
• Peminta dana tidak membuat atau tidak segera membuat laporan pemanfaatannya.
• Dan yang paling besar resiko persoalannya adalah keuangan dipegang pimpinan organisasi sendiri tanpa ada yang boleh tahu dan tidak pernah membuat laporan.

Penentu Kebijakan

Perlu dibedakan penentu keputusan dalam pengelolaan akuntansi dan tanggung jawab pemanfaatan harta benda (uang). Keputusan pengelolaan akuntansi menjadi tanggung-jawab bendahara tetapi tanggung jawab pemanfaatan harta benda menjadi tanggung-jawab pimpinan atau pengelola. Maka, persoalan-persoalan keuangan titik berat tanggung-jawabnya lebih pada pimpinan atau pengelola. Kasus-kasus keuangan dapat diminimalisir jika dilakukan kerjasama yang baik antar seluruh pengurus yang terlibat di dalam organisasi atau unit kerja.

Agar Menghasilkan Informasi yang Berguna

Out-put atau kinerja bendahara dapat menghasilkan informasi yang penting dan menarik jika mampu mengelola keuangan dengan prinsip-prinsip tertentu dan pemahaman akan kepentingan organisasi atau unit kerja itu diadakan (didirikan), antara lain:

1. Pemahaman tujuan dan maksud organisasi atau unit kerja didirikan

Organisasi atau unit kerja didirikan tentu telah dipikirkan tujuan dan maksudnya. Out-put atau produk apa yang diharapkan dari suatu organisasi atau unit kerja sudah semestinya menjadi alasan pokok keberadaan organisasi. Atau dengan kata lain, cita-cita apa yang mau dicapai oleh organisasi atau unit kerja yang dibentuk dirumuskan dengan jelas. Dengan mengetahui alasan atau visi-misi organisasi yang didirikan, dirancang suatu kerangka prinsip-prinsip dasar pengelolaan keuangan, misalnya: pertanggungjawaban, prinsip-prinsip pengendalian: peraturan dan ketentuan penerimaan dan pengeluaran dana, pemanfaatan asset, dan lain sebagainya.

2. Merancang format keuangan

Secara sederhana format keuangan merancang keterangan-keterangan pokok apa yang harus tampak dalam laporan keuangan, sehingga dapat memberi informasi keberadaan organisasi jika dilihat dari “kacamata” keuangan. Dengan kata lain rancangan format laporan keuangan yang dibuat sudah semestinya mampu menunjukkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan: pos-pos (rekening) pengeluaran rutin, jenis kegiatan atau program, sarana dan prasarana, asset dan lain sebagainya.

3. Menentukan jenis laporan keuangan

Pada prinsipnya laporan keuangan terdiri dari 2 jenis: 1) Laporan asset: jumlah uang di kas, bank, nilai harta benda lainnya, termasuk tanah dan bangunan, tagihan dan kewajiban dan lain sebagainya. Laporan asset ini biasanya disebut Neraca; 2) Laporan penerimaan dan pengeluaran: berbagai jenis penerimaan dan pengeluaran: rutin, program, dan pengeluaran lainnya. Laporan ini ada yang menyebut Laporan Aktivitas (dalam bisnis disebut Laporan rugi-laba). Tentu masih dapat ditambah laporan-laporan lain sesuai kebutuhan.

4. Perlengkapan atau peralatan yang diperlukan

Untuk dapat menyusun laporan keuangan yang memadai diperlukan bahan-bahan yang tersedia. Hal yang utama adanya peristiwa keuangan atau biasa disebut transaksi yang akan mempengaruhi asset organisasi: jual-beli, penerimaan-pengeluaran, perpindahan asset, dan lain sebagainya yang pada umumnya akan banyak jenis dan karakternya. Dibutuhkan bukti-bukti transaksi yang dapat dipercaya: kwitansi, dokumen, dan lain sebagainya.

Informasi Penting

Keuangan (akuntansi) yang dikelola dengan baik tentu menghasilkan data atau informasi yang berguna bagi organisasi atau unit kerjanya. Informasi yang ditunjukkan oleh keuangan, antara lain:

1. Organisasi sehat atau tidak

Dari segi financial kesehatan organisasi terlihat dari lancarnya aliran dana masuk atau keluar. Dalam organisasi profit (organisasi berorientasi pada laba) kesehatan organisasi terlihat dari kemampuan menghasilkan laba, kecepatan perputaran modal, kemampuan membayar utang, dan lain sebagainya. Dalam organisasi non-profit kesehatan keuangan terlihat pada kemampuan membiayai kegiatannya, kelancaran membayar kewajiban-kewajibannya, termasuk juga menggali sumber-sumber penerimaan.

2. Data asset organisasi

Jumlah asset (harta benda) yang dimiliki organisasi akan terbaca dengan jelas: jumlah uang kas dan bank, jenis dan nilai barang-barang (tanah dan bangunan, meubelair, elektronik, infrastruktur, dll), tagihan yang harus diterima dan kewajiban yang harus dibayar, serta jumlah seluruh asetnya.

3. Karakter atau kegiatan organisasi

Dari mana saja penerimaan diperoleh dan berapa besar penerimaan dapat ditelusuri dari laporan keuangan yang baik. Jenis-jenis pengeluaran yang dapat dibaca di laporan keuangan dapat menunjukkan kegiatan apa yang dilakukan oleh organisasi. Mungkin sekali banyak dana hanya dikeluarkan untuk kebutuhan hidup sehari-hari dan berbagai sarana prasarana tanpa membuat kegiatan apa pun.

4. Karakter dan life style “sang bos”

Dari catatan-catatan nota-nota pengeluaran dapat diketahui kemana kebiasaan pimpinan (bos) organisasi pergi atau cara hidup seperti apa pimpinan dan pejabat organisasi: boros, hemat, kikir, murah hati, kebiasaan makan dan lain sebagainya. Tentu saja jika bendahara memiliki ketentuan bahwa semua pengeluaran disertai dengan nota asli.

Sebagai bahan refleksi, sejauh mana pengelolaan kebendaharaan di organisasi Anda, apakah sungguh-sungguh memiliki arti sebagai landasan dalam menentukan kebijakan-kebijakan organisasi. Apakah informasi keuangan juga mampu menunjukkan bahwa organisasi Anda dapat dikatakan sebagai organisasi yang transparan, kredible, dan akuntabel. Keuskupan Agung Semarang telah membuat buku: Petunjuk Teknis Pengelolaan Keuangan dan Akuntansi Paroki, Kanisius, 2008 sebagai salah satu cara mengelola keuangan paroki yang baik.@