MENJADI BENDAHARA BERKUALITAS DALAM ORGANISASI NON-PROFIT KEUSKUPAN AGUNG SEMARANG

22 12 2008

MENJADI BENDAHARA BERKUALITAS DALAM ORGANISASI NON-PROFIT KEUSKUPAN AGUNG SEMARANG

Pekerjaan Sambilan?

Dalam organisasi non-profit tampaknya pekerjaan bendahara merupakan suatu pekerjaan yang kurang mendapat perhatian akan arti penting pengelolaannya, sehingga cukup dipandang sebagai pekerjaan sambilan (baca: dikerjakan ‘sambil lalu’). Atau pemahaman yang terlalu sempit soal pengertian bendahara, sehingga yang perlu dikerjakan cukup mencatat penerimaan dan pengeluaran saja, tidak ada hal lain perlu dibuat/dilakukan. Maka tidak mustahil, bahwa output dari pekerjaan bendahara itu, tidak memiliki arti apa pun, kecuali hanya memberi informasi bahwa uang yang ada di kas masih sekian rupiah. Padahal jika informasi keuangan itu dikelola secara baik akan menjadi sumber informasi yang menarik dan memiliki arti dalam mengambil kebijakan-kebijakan.

Tidak Populer

Posisi bendahara juga tidak populer, karena melayani di belakang layar, sehingga banyak orang tidak mudah untuk menerima tawaran menjadi bendahara. Tentu saja, alasan pokok enggan menjadi bendahara bukan semata-mata ketidakpopuleran, kemungkinan besar alasannya adalah tanggung-jawab, butuh ketelitian, menjaga ketersambungan data dari waktu ke waktu, kebenaran data yang terkait dengan lainnya, pemahaman akuntansi, ketrampilan catat-mencatat, dan lain sebagainya.

Atasi Penyakit Secara Dini

Kesalahan pengelolaan keuangan menimbulkan persoalan besar. Kasus-kasus besar korupsi dan kebangkuratan usaha sangat berkaitan dengan pengelolaan keuangan, walaupun lebih sering bukan karena kesalahan kebijakan bendahara tetapi justru kesalahan kebijakan pihak yang berkuasa.

Penyakit tertentu memerlukan masa inkubasi yang cukup lama (bahkan tahunan), tidak mudah terdeteksi, dan orang sering tidak merasa sakit, sehingga tidak merasa perlu periksa atau berobat. Orang yang terkena penyakit jenis tersebut hanya akan merasakan jika penyakitnya sudah parah atau stadium akut, sehingga berakibat fatal atau berbiaya tinggi. Kasus-kasus keuangan juga seperti penyakit yang masa inkubasinya lama. Organisasi atau unit kerja sering tidak merasa ada masalah keuangan, mengabaikan, atau menganggap tidak penting. Organisasi atau unit kerja baru kebingungan ketika kasusnya sudah “(m)bledhos”, sehingga tidak dapat diselesaikan dengan baik.

Hal-hal yang akan menimbulkan masalah keuangan antara lain:
  • Catatan-catatan peristiwa keuangan yang tidak jelas.
  • Tidak adanya prosedur penerimaan dan pengeluaran uang.
  • Tidak ada bukti penerimaan dan pengeluaran yang jelas (kwitansi, nota, perintah bayar, vocher, dan lain-lain).
  • Catatan keuangan yang hanya mengandalkan perangkat elektronik saja.
  • Bendahara tidak segara membuat laporan keuangan.
  • Bendahara tidak melaporkan dan tidak diminta melaporkan keuangannya secara rutin.
  • Pengurus atau pimpinan tidak pernah memeriksa pekerjaan bendahara.
  • Peminta dana tidak membuat atau tidak segera membuat laporan pemanfaatannya.
  • Dan yang paling besar resiko persoalannya adalah keuangan dipegang pimpinan organisasi sendiri tanpa ada yang boleh tahu dan tidak pernah membuat laporan.
Penentu Kebijakan

Perlu dibedakan penentu keputusan dalam pengelolaan akuntansi dan tanggung jawab pemanfaatan harta benda (uang). Keputusan pengelolaan akuntansi menjadi tanggung-jawab bendahara tetapi tanggung jawab pemanfaatan harta benda menjadi tanggung-jawab pimpinan atau pengelola. Maka, persoalan-persoalan keuangan titik berat tanggung-jawabnya lebih pada pimpinan atau pengelola. Kasus-kasus keuangan dapat diminimalisir jika dilakukan kerjasama yang baik antar seluruh pengurus yang terlibat di dalam organisasi atau unit kerja.

Agar Menghasilkan Informasi yang Berguna

Out-put atau kinerja bendahara dapat menghasilkan informasi yang penting dan menarik jika mampu mengelola keuangan dengan prinsip-prinsip tertentu dan pemahaman akan kepentingan organisasi atau unit kerja itu diadakan (didirikan), antara lain:

1. Pemahaman tujuan dan maksud organisasi atau unit kerja didirikan

Organisasi atau unit kerja didirikan tentu telah dipikirkan tujuan dan maksudnya. Out-put atau produk apa yang diharapkan dari suatu organisasi atau unit kerja sudah semestinya menjadi alasan pokok keberadaan organisasi. Atau dengan kata lain, cita-cita apa yang mau dicapai oleh organisasi atau unit kerja yang dibentuk dirumuskan dengan jelas. Dengan mengetahui alasan atau visi-misi organisasi yang didirikan, dirancang suatu kerangka prinsip-prinsip dasar pengelolaan keuangan, misalnya: pertanggungjawaban, prinsip-prinsip pengendalian: peraturan dan ketentuan penerimaan dan pengeluaran dana, pemanfaatan asset, dan lain sebagainya.

2. Merancang format keuangan

Secara sederhana format keuangan merancang keterangan-keterangan pokok apa yang harus tampak dalam laporan keuangan, sehingga dapat memberi informasi keberadaan organisasi jika dilihat dari “kacamata” keuangan. Dengan kata lain rancangan format laporan keuangan yang dibuat sudah semestinya mampu menunjukkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan: pos-pos (rekening) pengeluaran rutin, jenis kegiatan atau program, sarana dan prasarana, asset dan lain sebagainya.

3. Menentukan jenis laporan keuangan

Pada prinsipnya laporan keuangan terdiri dari 2 jenis: 1) Laporan asset: jumlah uang di kas, bank, nilai harta benda lainnya, termasuk tanah dan bangunan, tagihan dan kewajiban dan lain sebagainya. Laporan asset ini biasanya disebut Neraca; 2) Laporan penerimaan dan pengeluaran: berbagai jenis penerimaan dan pengeluaran: rutin, program, dan pengeluaran lainnya. Laporan ini ada yang menyebut Laporan Aktivitas (dalam bisnis disebut Laporan rugi-laba). Tentu masih dapat ditambah laporan-laporan lain sesuai kebutuhan.

4. Perlengkapan atau peralatan yang diperlukan

Untuk dapat menyusun laporan keuangan yang memadai diperlukan bahan-bahan yang tersedia. Hal yang utama adanya peristiwa keuangan atau biasa disebut transaksi yang akan mempengaruhi asset organisasi: jual-beli, penerimaan-pengeluaran, perpindahan asset, dan lain sebagainya yang pada umumnya akan banyak jenis dan karakternya. Dibutuhkan bukti-bukti transaksi yang dapat dipercaya: kwitansi, dokumen, dan lain sebagainya.

Informasi Penting

Keuangan (akuntansi) yang dikelola dengan baik tentu menghasilkan data atau informasi yang berguna bagi organisasi atau unit kerjanya. Informasi yang ditunjukkan oleh keuangan, antara lain:

1. Organisasi sehat atau tidak

Dari segi financial kesehatan organisasi terlihat dari lancarnya aliran dana masuk atau keluar. Dalam organisasi profit (organisasi berorientasi pada laba) kesehatan organisasi terlihat dari kemampuan menghasilkan laba, kecepatan perputaran modal, kemampuan membayar utang, dan lain sebagainya. Dalam organisasi non-profit kesehatan keuangan terlihat pada kemampuan membiayai kegiatannya, kelancaran membayar kewajiban-kewajibannya, termasuk juga menggali sumber-sumber penerimaan.

2. Data asset organisasi

Jumlah asset (harta benda) yang dimiliki organisasi akan terbaca dengan jelas: jumlah uang kas dan bank, jenis dan nilai barang-barang (tanah dan bangunan, meubelair, elektronik, infrastruktur, dll), tagihan yang harus diterima dan kewajiban yang harus dibayar, serta jumlah seluruh asetnya.

3. Karakter atau kegiatan organisasi

Dari mana saja penerimaan diperoleh dan berapa besar penerimaan dapat ditelusuri dari laporan keuangan yang baik. Jenis-jenis pengeluaran yang dapat dibaca di laporan keuangan dapat menunjukkan kegiatan apa yang dilakukan oleh organisasi. Mungkin sekali banyak dana hanya dikeluarkan untuk kebutuhan hidup sehari-hari dan berbagai sarana prasarana tanpa membuat kegiatan apa pun.

4. Karakter dan life style “sang bos”

Dari catatan-catatan nota-nota pengeluaran dapat diketahui kemana kebiasaan pimpinan (bos) organisasi pergi atau cara hidup seperti apa pimpinan dan pejabat organisasi: boros, hemat, kikir, murah hati, kebiasaan makan dan lain sebagainya. Tentu saja jika bendahara memiliki ketentuan bahwa semua pengeluaran disertai dengan nota asli.

Sebagai bahan refleksi, sejauh mana pengelolaan kebendaharaan di organisasi Anda, apakah sungguh-sungguh memiliki arti sebagai landasan dalam menentukan kebijakan-kebijakan organisasi. Apakah informasi keuangan juga mampu menunjukkan bahwa organisasi Anda dapat dikatakan sebagai organisasi yang transparan, kredible, dan akuntabel. Keuskupan Agung Semarang telah membuat buku: Petunjuk Teknis Pengelolaan Keuangan dan Akuntansi Paroki, Kanisius, 2008 sebagai salah satu cara mengelola keuangan paroki yang baik.@





“THE FIRST SIN IN THE CHURCH WAS A FINANCIALCRIME”

12 09 2008

‘THE FIRST SIN IN THE CHURCH WAS A FINANCIALCRIME’

Mengesankan dan membanggakan. Kemeriahan dan kekhusukan. Dan penuh makna. Ungkapan tersebut saya yakin dirasakan oleh setiap orang yang mengikuti Kongres Ekaristi Keuskupan (KEK): Berbagi Lima Roti dan Dua Ikan.

Jumlah pengikut yang lebih dari 600 orang yang terdiri dari orang dewasa, kaum muda dan anak-anak terasa begitu semaraknya ketika acara bersama dalam Perayaan Ekaristi, Perarakan Sakramen Mahakudus dari Gereja Ambarawa ke Gua Maria Kerep dan malam Panggung kreasi Kaum Muda, Remaja, dan Anak-anak. Perarakan Sakramen Mahakudus sangat khusuk dan menggetarkan hati dengan terdengarnya doa-doa dan puji-pujian sepanjang jalan. Perarakan tersebut tampaknya juga menarik perhatian para pengguna jalan yang lewat dengan kendaraan bermotornya. Malam Kreasi Kaum Muda, Remaja, dan Anak-Anak semakin meriah dengan kehadiran artis Nugie.

KEK itu juga penuh makna dengan ajakan berbagi demi peningkatan kesejahteraan dan keadilan mengingat situasi masyarakat yang dapat dikatakan sebagian sungguh beruntung dan sebagian yang lain kurang beruntung. Salah satu peserta remaja dari paroki saya (St.Maria Fatima Magelang) dalam pertemuan dengan Pengurus Harian Dewan Paroki mengemukakan pengalamannya yang sangat terkesan dalam mengikuti KEK, berbeda dengan berbagai kegiatan rohani lain yang pernah diikuti, bahkan dia mengatakan sangat bersedia jika diminta mengikuti KEK lagi jika ada.

Hal lain yang sangat menarik bagi saya adalah salah satu artikel tulisan Rm. Indra Sanjaya. Dalam artikel tersebut dikemukakan mengenai “The first sin in the Church was a financial crime”. Kalau saya terjemahkan (semoga saya tidak salah menerjemahkan) arti dari “The first sin in the Church was a financial crime” adalah “dosa pertama dalam gereja adalah kejahatan keuangan”. Pendapat Rm. Indra tersebut ditelaah dari teks Kis 5:1-11. Diceritakan dalam teks tersebut bahwa Ananias dan Safira menjual sebidang tanah. Uang hasil penjualan tanah itu seperti yang dilakukan para anggota Gereja Perdana lainnya, diletakkan di depan kaki para rasul untuk dibagikan kepada semua orang sesuai keperluannya. Namun, sepengetahuan istrinya, Ananias menahan (menyimpan) sebagian uangnya, artinya tidak meletakkan seluruh hasil penjualan tanahnya di depan kaki para rasul.

Perbuatan Ananias dan Safira ini menimbulkan malapetaka bagi mereka berdua, yaitu tewas seketika. Dikatakatan, dosa Ananias dan Safira bukan semata-mata karena menahan sebagian uang hasil penjualan tanahnya, tetapi karena “mendustai Allah”. Ananias dan Safira telah melanggar apa yang menjadi komitmen pribadinya terhadap komunitas. Segala sesuatu yang dilakukan bagi komunitas tanpa suatu paksaan, tetapi kemauan dan komitmen pribadi. Dosa Ananias adalah tidak adanya komitmen terhadap komunitas yang dilandasi oleh kesungguhan sehingga yang terjadi adalah pengkhianatan terhadap komunitas. Peristiwa Ananias dan Safira itulah yang akhirnya ditarik sebuah kesimpulan “The first sin in the Church was a financial crime”.

Dalam kesempatan itu, Rm.Indra Sanjaya juga mengemukakan sebuah rerasanan dari seorang umat yang mengatakan “wong sugih kok dadi bendahara paroki”. Rm. Indra tidak menjelaskan lebih lanjut maksud rerasanan itu, ia hanya mengatakan, “ Ada maksud apa dibalik kata-kata tersebut”.

Kalau saya perhatikan dari cerita-cerita para Romo dan umat, “the first sin in the Church was a financial crime” hampir me-“legenda”. Memang cerita-cerita itu ada yang masih perlu dibuktikan, masih merupakan indikasi, tetapi juga tidak sedikit yang sungguh-sungguh terjadi.

Yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana mencegah agar tidak jatuh korban terus-menerus? Memang Gereja memberi “solusi” yang amat ampuh tehadap dosa tersebut yaitu “sakramen pengampuan dosa”. Namun, “ solusi” ini dapat dikatakan bersifat kuratif. Adakah solusi yang bersifat preventif?

Pada tanggal 26 Mei sampai dengan 7 Juni 2008 yang lalu, saya bersama dengan Rm. Fitri Gutanto, Rm. Widya Raharjo,MSF, beberapa karyawan Keuskupan, dan para Dosen Akuntansi Universitas Sanata Dharma mengikuti kursus Internal Audit tingkat Matrikulasi di Universitas Sanata Dharma.

Inti dari seluruh materi kursus Matrikulasi tersebut adalah bagaimana sebuah proses dan kegiatan suatu organisasi memiliki control yang disebut dengan istilah ‘pengendalian intern’. Pengendalian intern terdiri dari rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan aktiva (harta benda) dan dapat dipercayanya catatan-catatan keuangan. Semua itu untuk memberikan jaminan bahwa (bdk. Pengantar PDDP KAS):

  • Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi dari menejemen.
  • Transaksi-transaksi telah dicatat, yaitu untuk (1) memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum atau kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan tersebut dan (2) menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva.
  • Aktiva hanya dapat digunakan berdasarkan otorisasi menejemen.
  • Tanggungjawab aktiva menurut catatan dibandingkan dengan aktiva yang ada pada suatu periode waktu tertentu dan untuk setiap perbedaan-perbedaan yang terjadi maka akan diambil tindakan yang seperlunya.

Financial crime terjadi pada umumnya karena lemahnya ‘pengendalian intern’. Terlebih saat ini Romo di paroki tidak boleh menjadi kasir (tidak boleh mengelola sendiri keuangan paroki), tanpa ‘pengendalian intern’ yang memadai maka resiko bidang keuangan sangat besar.

Salah satu usaha yang dkembangkan oleh Keuskupan dalam bidang pengendalian intern dalam bidang keuangan adalah:

  • Pemisahan fungsi keuangan: kasir (menerima dan membayar) dengan yang mencatat dalam pembukuan dan yang membuat laporannya (operator).
  • Diperlukannya otorisasi yang berhak menyetujui pengeluaran dalam jumlah tertentu.
  • Dibutuhkan catatan-catatan keuangan dan bukti-bukti (kwitansi) yang memadai.
  • Dibutuhkan laporan-laporan pemanfaatan dana dengan bukti-bukti yang memadai.
  • Adanya control terhadap kebenaran catatan-catatan keuangan dan keberadaan asset.
  • Penyimpanan asset (misalnya: uang) dengan aman (brankas, kamar terkunci, atau bank).
  • dan lain-lain.

‘Pengendalian intern’ yang baik akan menjamin harta Gereja “secured” (aman), ekonomis, efisien dan bermanfaat sesuai tujuan.

Dengan ‘pengendalian intern’, maka tujuan KEK yaitu berbagi Lima Roti dan Dua Ikan akan semakin membuat orang untuk suka rela berbagi melalui saluran Gereja karena memperoleh jaminan bahwa bahwa apa yang dibagikan akan sungguh-sungguh bermanfaat bagi yang memerlukan. Jangan sampai orang rela berbagi tetapi yang lain juga dengan suka rela ‘melestarikan’ ‘the first sin in the Church is financial crime’, karena ada kesempatan. Ingat pesan Bang Napi: “Kejahatan bukan saja karena niat dari si pelaku tetapi juga karena ada kesempatan”.***



Site Meter





Penerapan Manajemen Stratejik dalam Organisasi non-Profit :Dewan Karya Pastoral Keuskupan Agung Semarang

20 09 2008

Orang mengatakan: “Gantungkan cita-citamu setinggi langit”. Kata-kata tersebut memiliki makna yang dalam yaitu bahwa setiap orang diajak untuk memiliki tujuan yang jauh ke depan. Setiap orang diajak untuk tidak hanya berhenti pada harapan dan keinginan sesaat yang tidak memiliki arah dan tujuan yang jelas. Dengan kata lain orang diharapkan memiliki visi dalam kehidupannya. Namun demikian cita-cita yang tinggi itu tanpa penataan hidup dan usaha yang baik, cita-cita hanyalah mimpi di siang bolong.

Barangkali demikian itu yang diharapkan oleh manajemen stratejik terhadap perusahaan dan organisasi di dalam menjalankan kinerjanya. Perusahaan yang memiliki visi akan sangat membantu manajemen mengarahkan proses usahanya demi terwujudnya cita-cita tersebut. Oleh karena itu manajemen stratejik menawarkan sebuah metode pendekatan yang jika diterapkan besar kemungkinan visi yang dibuat dapat diwujudkan.

Tema tulisan ini berjudul: “Penerapan Manajemen Stratejik di Keuskupan Agung Semarang,” disajikan untuk memberi sumbangan pengalaman dalam menerapkan manajemen stratejik di Keuskupan Agung Semarang. Manajemen stratejik pada prinsipnya adalah manajemen bisnis pada umumnya, namun Keuskupan Agung Semarang mencoba menerapkan manajemen tersebut dalam mengelola karya pelayanannya. Sebagaimana harapan manajemen stratejik agar kinerja organisasi dapat berjalan ekonomis, efektif, dan efisien, Keuskupan Agung Semarang pun berharap demikian dalam menjalankan pelayanannya.

Selengkapnya baca di penerapan-management-stategik1




Site Meter